Les archives notariales

LE ROLE DU NOTAIRE :

Sous l’Ancien Régime, on distinguait trois catégories de notaires : les notaires royaux, seigneuriaux et apostoliques. Ils étaient, selon la définition qu’on en donnait alors, destinés à recevoir les actes de la juridiction volontaire (c’est-à-dire les actes à caractère privé) pour leur donner le caractère de l’autorité publique.

A l’origine, c’est l’apposition du sceau de la juridiction à laquelle le notaire était rattaché suivant son ordre et devant laquelle il prêtait serment, qui conférait son authenticité à l’acte qu’il avait rédigé. A cette occasion était perçu un droit de sceau, et le notaire s’intitulait alors simplement "passeur" : celui qui "passe" l'acte. Il n'y eut plus ensuite qu'une simple mention portée sur l'acte original (la minute), indiquant que le droit était payé. La rédaction de l'acte obéissait à des règles bien établies en fonction de sa nature, et le "seing manuel" du notaire, c’est-à-dire sa signature, enregistrée auprès de la juridiction dont il dépendait, était une garantie contre les faux.


LES DIFFERENTS TYPES D'ACTES :

Sous l'Ancien régime, le notaire est le témoin actif des actes importants non seulement de la vie d'une personne ou d'une famille : contrat de mariage, testament, succession, inventaire après décès, partage, "marché" d'apprentissage ou engagement sur un bateau, vente d'office ou de charge ; mais aussi de tous les actes de la vie quotidienne : simple quittance, bail, ferme, constitution de rente, ventes de toutes sortes (de la planche de vigne à la maison noble, du tonneau de vin au navire), construction ou réparations d'un édifice ou d'un objet mobilier, comme un retable, prise de possession d'un bien, délibération et comptes d'une confrérie et d'une corporation. Il est également conseiller et conciliateur dans une procédure. Ainsi, on peut dire que toute l'histoire économique et sociale se trouve dans les minutes de notaires.


ETAT DES ARCHIVES NOTARIALES CONSERVEES :

La sous-série 3 E présente la particularité d’être une sous-série ouverte. Elle est donc classée en numérotation continue. Par ailleurs, elle couvre à la fois les périodes ancienne et moderne.
Elle se compose à l’heure actuelle de 24 433 articles (liasses ou registres) qui occupent 2 390 mètres de rayonnage.
Les actes notariés les plus anciens remontent à 1396. Il existe ensuite quelques registres pour le XVe siècle et le début du XVIe , mais ce n’est qu’à partir de la fin du XVIe que les actes se suivent en séries continues.

Du point de vue territorial, les différentes régions du département sont à peu près équitablement représentées. Les plus importantes lacunes concernent le Sarladais, par suite de l’incendie, en 1944, de l’étude de Maître Souillac, notaire à Sarlat, qui détenait un fonds considérable.
De façon générale, on peut estimer que les trois quarts environ des études ayant existé sont peu ou prou représentées dans le minutier.


FAIRE UNE RECHERCHE :

• Le nom du notaire et les dates de l’acte sont connus : chercher le nom du notaire dans le répertoire méthodique en ligne sur le site.

• Le nom du notaire est connu, mais pas la date de l’acte : on peut dépouiller systématiquement les liasses des minutes du notaire. Il s’agit néanmoins d’un travail long et fastidieux. Il convient plutôt de consulter prioritairement, lorsqu’ils existent, les répertoires chronologiques. Ceux-ci sont mentionnés dans le répertoire décrit plus haut.

• La nature de l'acte est connue, mais pas le notaire ni sa résidence : il convient de consulter les registres du contrôle des actes ou les insinuations, en fonction de l’acte recherché.

Un édit de mars 1693 assujettit tous les actes des notaires à un contrôle, formalité qui s'effectuait au bureau dans le ressort duquel ils résidaient. Les registres du contrôle des actes, non seulement fournissent par bureaux un répertoire chronologique des actes passés (ils devaient être enregistrés dans les quinze jours, à l'exception des testaments qui devaient l'être après le décès de leurs auteurs), mais facilitent la recherche grâce aux tables méthodiques dont ils sont pourvus. Ce contrôle fut lui-même complété par d'autres formalités, notamment celle du centième denier (1%), pour tous les actes translatifs de propriété ou de jouissance d'immeubles (1706).
Consulter la fiche de recherche consacrée à l'enregistrement.

Une ordonnance de 1539, précisée par une déclaration de 1549, créa la formalité, l'insinuation : toutes les donations (testaments, contrats de mariage…) devraient désormais être enregistrées dans les juridictions royales.
Ces registres ainsi que les copies des actes insinués sont conservés en série B.

Rédaction Charles-Emmanuel Dartigue-Peyrou