Demander une dérogation aux règles de communicabilité

Des dérogations aux règles de communicabilité des archives publiques peuvent être accordées pour des documents non librement communicables quel que soit leur lieu de conservation. Leur organisation est précisée par le Code du patrimoine, article L213-3 et le décret n° 79-1038 du 3 décembre 1979 modifié, art. 2. [liens vers Legifrance]. Toute personne a la possibilité de déposer une demande de dérogation qui sera instruite dans un délai de deux mois maximum.

Circuit d'instruction :

  • Le lecteur dépose sa demande dans le service d’archives qui conserve les documents en remplissant un formulaire. Télécharger la demande de dérogation
  • Le service d’archives demande ensuite l’avis du service versant. Celui-ci obtenu, le dossier est transmis au directeur des archives de France qui prend la décision finale sur double avis consultatif du service producteur (Préfecture, tribunal, commune...) et du service détenteur (Archives départementales). Dans l’hypothèse où la décision est défavorable, le refus doit être motivé précisément. 

 

Les autorisations exceptionnelles de communication ont certaines caractéristiques : 

  • elles sont individuelles : le bénéficiaire ne peut pas charger quelqu’un d’autre de consulter les documents à sa place,
  • elles ne sont pas limitées dans le temps, 
  • elles sont assorties de l’autorisation ou non de reproduction, 
  • elles sont accompagnées d’un engagement de discrétion du lecteur, qui s’engage formellement « à ne publier et à ne communiquer aucune information recueillie dans les documents ... qui soit susceptible de porter atteinte à la sûreté de l’Etat, à la défense nationale ou à la vie privée des personnes ». 

Recours

La CADA (Commission d'accès aux documents administratifs), créée par la loi n°78-753 du 17 juillet 1978 instituant l'accès aux documents administratifs, est, depuis la loi du 12 avril 2000 une instance de recours compétente pour émettre un avis lorsqu’elle est saisie par une personne qui rencontre des difficultés pour consulter des documents d’archives, à l’exception des minutes et répertoires des officiers publics et ministériels.