Archivage électronique pour les communes (programme SÆMPER)

Dans le cadre du soutien territorial en matière d’ingénierie numérique, le Conseil Départemental de la Dordogne, l’Agence Technique Départementale et le Centre de gestion de la fonction publique territoriale ont entamé depuis 2020 une réflexion pour accompagner la dématérialisation et l’archivage électronique réalisés par les communes et communautés de communes.

Différentes études ont menées à la création du Programme SÆMPER en 2024, il se compose de plusieurs projets pour sécurité et pérenisser les documents électronique des collectivités territoriales :

 - l'offre de traitement par le CDG

- l'offre de sécuritsation par l'ATD

- l'ouverture anticipée du système d'archivage électroniques (SAE) des Archives départementales aux documents numériques des collectivités.

Pour en savoir plus :

Dans cette perspective, le cabinet Olkoa a réalisé une étude de faisabilité et a dressé aux communes et communautés de communes un questionnaire par voie électronique en mai 2023. Ce premier bilan a permis de confirmer un réel intérêt des collectivités pour ce projet puisque plus de 22 % des communes et EPCI ont répondu à ce questionnaire. Les réponses mettent en lumière un niveau de maturité électronique limité. L’étude montre également de forts enjeux relatifs à la sécurisation des données, notamment pour les plus petites collectivités.

Une mise en œuvre en deux phases

Dans un premier temps, ce programme comprend deux phases :

L’ouverture progressive du système d’archivage électronique des Archives départementales (en production depuis mai 2024) aux dépôts anticipés des archives des collectivités. Ce dépôt gratuit concernera dans un premier temps les documents des conseils municipaux des communes puis sera progressivement élargi à d’autres types de documents ;

La mise en œuvre d’une solution par l’Agence Technique Départementale pour répondre à l’enjeu de sécurisation des documents à l’âge intermédiaire pour les collectivités. Avec l’appui du Conseil départemental de la Dordogne et ses infrastructures numériques, l’Agence Technique Départementale mettra à disposition une solution technique mutualisée limitant les coûts et permettant aux collectivités de sécuriser leurs données bureautiques avec un haut niveau de résilience.

Rôle du Centre de Gestion de la fonction publique de la Dordogne

Le service archives du Centre de gestion de la fonction publique de la Dordogne pourra assurer, pour ses communes adhérentes, le dépôt des archives numériques dans le système d’archivage électronique des Archives départementales lors de ses missions de classement et de maintenance, en parallèle du traitement des archives papiers. Il pourra également, sur demande des collectivités, intervenir en amont sur le traitement des documents bureautiques (mise en place d’arborescences, dédoublonnage, éliminations) ou pour une formation des agents au traitement de leurs données.

Agenda

L’année 2025 sera consacrée à la réalisation de tests pour ouvrir officiellement à tous ce programme en 2026.

Sont en cours de rédaction les documents suivants :

Politique d’archivage

Contrat de service

Contrat de dépôt

Une mise en œuvre en deux phases

Dans un premier temps, ce programme comprend deux phases :

L’ouverture progressive du système d’archivage électronique des Archives départementales (en production depuis mai 2024) aux dépôts anticipés des archives des collectivités. Ce dépôt gratuit concernera dans un premier temps les documents des conseils municipaux des communes puis sera progressivement élargi à d’autres types de documents ;

La mise en œuvre d’une solution par l’Agence Technique Départementale pour répondre à l’enjeu de sécurisation des documents à l’âge intermédiaire pour les collectivités. Avec l’appui du Conseil départemental de la Dordogne et ses infrastructures numériques, l’Agence Technique Départementale mettra à disposition une solution technique mutualisée limitant les coûts et permettant aux collectivités de sécuriser leurs données bureautiques avec un haut niveau de résilience.

Rôle du Centre de Gestion de la fonction publique de la Dordogne

Le service archives du Centre de gestion de la fonction publique de la Dordogne pourra assurer, pour ses communes adhérentes, le dépôt des archives numériques dans le système d’archivage électronique des Archives départementales lors de ses missions de classement et de maintenance, en parallèle du traitement des archives papiers. Il pourra également, sur demande des collectivités, intervenir en amont sur le traitement des documents bureautiques (mise en place d’arborescences, dédoublonnage, éliminations) ou pour une formation des agents au traitement de leurs données.

Agenda

L’année 2025 sera consacrée à la réalisation de tests pour ouvrir officiellement à tous ce programme en 2026.

Sont en cours de rédaction les documents suivants :

Politique d’archivage

Contrat de service

Contrat de dépôt