Comment sont organisées les archives ?

Le classement des archives est très étroitement lié à la notion de fonds (principe de provenance). Un fonds d'archives est un ensemble unitaire. Il regroupe ce qui a été produit, dans une période donnée, par une personne physique ou morale. Tout document isolé est inexploitable ; il se rattache obligatoirement à un fonds d'archives et à un contexte de production.

Le travail quotidien de l'archiviste consiste à classer les différents fonds qui entrent aux Archives, en les organisant en fonction d’un cadre de classement, identique pour tous les services d'archives départementaux. Chaque série est identifiée par une lettre de l'alphabet et peut être divisée en sous-séries. 

 Le classement respecte l'organisation interne des dossiers et la façon dont les documents ont été produits. Ce principe du respect des fonds est la règle première de tout classement. 

L'unité matérielle de classement (groupe de pièces, registre, dossier ou partie de dossier pouvant être désigné par la même analyse) est l'article. A chaque article est affectée une cote qui correspond à la fois à un classement intellectuel - l'ordre logique de l'article dans le fonds - et à un rangement matériel. Cette cote est composée de deux ou trois éléments, parfois de quatre. 

La cote permet d'identifier et de repérer le document que l'on souhaite consulter.

Par exemple :

• la cote B 38 indique le 38e article de la série B « Cours et juridictions de l’Ancien Régime » 
• la cote 1 M 59 indique le 59e article de la sous-série 1 M "Administration générale du département" 
• la cote 2 E 1836/3 indique le 3e article du fonds de la famille de Carbonnières, coté 1836 dans la sous-série 2 E « Titres féodaux, titres de famille ».